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エクセル演習(初級)

項目

エクセルテスト(初級:第3回)

入力者 山下章太 更新日 20130817


業務上で、パソコンを使えるか使えないかで、作業効率が大きく変わってきます。
ここでは、当社で社員教育用に実施しているPCテストの一部を公開しています。

難易度も合わせて記載しますので、参考にして下さい。

テストの内容

難易度
ファイル エクセル
内容 基本的な関数の使用
制限時間 5分

ファイルをダウンロード(ZIPファイル)



解説

ダウンロードすると、エクセルファイルが2つ入っています。
問題ファイル:pc_test_3.xls
回答ファイル:pc_test_3a.xls

簡単な関数、ショートカットに関する問題です。これらを使えるかどうかで、大きく作業時間が変わってきます。



解説:問題1〜2

まず、基本的な関数は、以下の通りです。

関数 内容
=VLOOKUP([検索値],[範囲],[列番号],[検索方法]) 選択した[範囲]の中から[検索値]を発見して、[列番号]の値を表示する

VLOOKUP関数は、色んなところで活躍する関数です。
ある範囲の中から、[検索値]と同じものを発見し、値を表示します。

問題1と問題2は、VLOOKUP関数の問題ですが、勘定科目コードに一致する勘定科目名をピックアップするなど、 いろんな場面で利用することができます。

第2回で紹介したSUMIF関数は、関数の順番がSUMIF([範囲],[検索値],[合計範囲])でしたが、 VLOOUP関数は[範囲],[検索値]の順番が逆になります。

問題1を例にすると、勘定科目一覧の左から2番目の値(日本語の勘定科目名)を表示させたい場合は、 VOOKUPの[列番号]に2を入力します。
問題2の場合は勘定科目一覧の左から3番目の値(英語の勘定科目名)を表示させる必要がありますので、 この場合は、VOOKUPの[列番号]に3を入力します。

[検索方法]は、とりあえず"FALSE"と入力して下さい。
TRUEという入力方法もありますが、検索には利用できません。



解説:問題3

次に、問題3では、セル操作のショートカットの練習です。

ショートカット 内容
[Ctrl] + [↓] 連続したセルの一番下まで移動する
[Ctrl] + [→] 連続したセルの一番右まで移動する
[Ctrl] + [←] 連続したセルの一番左まで移動する
[Ctrl] + [↑] 連続したセルの一番上まで移動する

この問題では、60000行くらいまで値が入っていますので、一番までマウスでスクロールして移動すると、 かなりの時間が掛かります。
ページダウンをしても同じく、かなりの時間を要します。

このような場合、[Ctrl] + [↓]で連続する一番下まで移動して、値をコピーし、 [Ctrl] + [↑]で一番上まで移動して、値を貼り付けします。

なお、問題では「値コピー」となっていますので、「形式を選択して貼付け」を使用する必要があります。
ショートカットキーは、第1回で勉強した[Alt] + [E] + [S]+ [V]です。



解説:問題4〜5

次に、問題4〜5は、四捨五入、切上げ、切捨てなどの関数を使用する問題です。

関数 内容
=ROUND([値],[小数点以下桁数]) 値を四捨五入する
=ROUNDUP([値],[小数点以下桁数]) 値を切上げする
=ROUNDDOWN([値],[小数点以下桁数]) 値を切捨てする

この関数は、四捨五入(ROUND)、切上げ(ROUNDUP)、切捨て(ROUNDDOWN)を行うために用います。
問題4では、[値]を合計値(SUM)にしています。問題5では、[値]を計算式にしています。

金額の端数処理は、実務でよく使いますので、必ず知っておく必要がある関数です。

[小数点以下桁数]については、「円未満を四捨五入」というときは「0(ゼロ)」を指定します。
「小数点以下1桁まで表示」するときは「1」を指定、 「小数点以下第2位切捨て」は「小数点以下第2位を切捨てして第1位を表示する」と言う意味ですので「1」を指定します。

なお、関数の使い方として、小数点以下の桁数を指定する形式となっていますので、 「10円未満切捨て」という場合は「-1」を指定します。



解説:補足

エクセルの計算式は、上のセルの計算式をコピーして下のセルに貼り付けるようなケースがありますが、 範囲指定している場合は、下に範囲がずれてきますので、「絶対参照」という方法が必要になります。

エクセルのセルは、「列番号(A〜IV)」「行番号(1〜65536)」というようになっています。
例えば、「A1」というセルの列番号(A)を固定したい場合は「$A1」というように、 列番号の前に「$」という絶対参照するための記号を入力します。
行番号(1)を固定したい場合は、「A$1」とします。
行も列も固定したい場合(A1)は、「$A$1」とします。

この指定は、ショートカットキーの「F4」で切り替えをすることができますので、利用してみて下さい。



基本的な操作ですが、習得するだけで、仕事のスピードが変わってきますので、試してみて下さい。





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