印刷ページ業務上で、パソコンを使えるか使えないかで、作業効率が大きく変わってきます。
ここでは、当社で社員教育用に実施しているPCテストの一部を公開しています。
難易度も合わせて記載しますので、参考にして下さい。
テストの内容
| 難易度 | 低 |
|---|---|
| ファイル | エクセル |
| 内容 | 基本的な関数の使用 |
| 制限時間 | 5分 |
解説
ダウンロードすると、エクセルファイルが2つ入っています。
問題ファイル：pc_test_3.xls
回答ファイル：pc_test_3a.xls
簡単な関数、ショートカットに関する問題です。これらを使えるかどうかで、大きく作業時間が変わってきます。
解説：問題1～2
まず、基本的な関数は、以下の通りです。
| 関数 | 内容 |
|---|---|
| =VLOOKUP([検索値],[範囲],[列番号],[検索方法]) | 選択した[範囲]の中から[検索値]を発見して、[列番号]の値を表示する |
VLOOKUP関数は、色んなところで活躍する関数です。
ある範囲の中から、[検索値]と同じものを発見し、値を表示します。
問題1と問題2は、VLOOKUP関数の問題ですが、勘定科目コードに一致する勘定科目名をピックアップするなど、 いろんな場面で利用することができます。
第2回で紹介したSUMIF関数は、関数の順番がSUMIF([範囲],[検索値],[合計範囲])でしたが、 VLOOUP関数は[範囲],[検索値]の順番が逆になります。
問題1を例にすると、勘定科目一覧の左から2番目の値（日本語の勘定科目名）を表示させたい場合は、
VOOKUPの[列番号]に2を入力します。
問題2の場合は勘定科目一覧の左から3番目の値（英語の勘定科目名）を表示させる必要がありますので、
この場合は、VOOKUPの[列番号]に3を入力します。
[検索方法]は、とりあえず"FALSE"と入力して下さい。
TRUEという入力方法もありますが、検索には利用できません。
解説：問題3
次に、問題3では、セル操作のショートカットの練習です。
| ショートカット | 内容 |
|---|---|
| ［Ctrl］ ＋ ［↓］ | 連続したセルの一番下まで移動する |
| ［Ctrl］ ＋ ［→］ | 連続したセルの一番右まで移動する |
| ［Ctrl］ ＋ ［←］ | 連続したセルの一番左まで移動する |
| ［Ctrl］ ＋ ［↑］ | 連続したセルの一番上まで移動する |
この問題では、60000行くらいまで値が入っていますので、一番までマウスでスクロールして移動すると、
かなりの時間が掛かります。
ページダウンをしても同じく、かなりの時間を要します。
このような場合、［Ctrl］ ＋ ［↓］で連続する一番下まで移動して、値をコピーし、 ［Ctrl］ ＋ ［↑］で一番上まで移動して、値を貼り付けします。
なお、問題では「値コピー」となっていますので、「形式を選択して貼付け」を使用する必要があります。
ショートカットキーは、第1回で勉強した［Alt］ ＋ ［E］ ＋ ［S］＋ ［V］です。
解説：問題4～5
次に、問題4～5は、四捨五入、切上げ、切捨てなどの関数を使用する問題です。
| 関数 | 内容 |
|---|---|
| =ROUND([値],[小数点以下桁数]) | 値を四捨五入する |
| =ROUNDUP([値],[小数点以下桁数]) | 値を切上げする |
| =ROUNDDOWN([値],[小数点以下桁数]) | 値を切捨てする |
この関数は、四捨五入（ROUND）、切上げ（ROUNDUP）、切捨て（ROUNDDOWN）を行うために用います。
問題4では、[値]を合計値（SUM）にしています。問題5では、[値]を計算式にしています。
金額の端数処理は、実務でよく使いますので、必ず知っておく必要がある関数です。
[小数点以下桁数]については、「円未満を四捨五入」というときは「0（ゼロ）」を指定します。
「小数点以下1桁まで表示」するときは「1」を指定、
「小数点以下第2位切捨て」は「小数点以下第2位を切捨てして第1位を表示する」と言う意味ですので「1」を指定します。
なお、関数の使い方として、小数点以下の桁数を指定する形式となっていますので、 「10円未満切捨て」という場合は「-1」を指定します。
解説：補足
エクセルの計算式は、上のセルの計算式をコピーして下のセルに貼り付けるようなケースがありますが、 範囲指定している場合は、下に範囲がずれてきますので、「絶対参照」という方法が必要になります。
エクセルのセルは、「列番号（A～IV）」「行番号（1～65536）」というようになっています。
例えば、「A1」というセルの列番号（A）を固定したい場合は「$A1」というように、
列番号の前に「$」という絶対参照するための記号を入力します。
行番号（1）を固定したい場合は、「A$1」とします。
行も列も固定したい場合（A1）は、「$A$1」とします。
この指定は、ショートカットキーの「F4」で切り替えをすることができますので、利用してみて下さい。
基本的な操作ですが、習得するだけで、仕事のスピードが変わってきますので、試してみて下さい。
